KPI là cụm từ thường được sử dụng phổ biến trong các doanh nghiệp, công ty, biểu thị lượng công việc và mục tiêu cần hoàn thành trong khoảng thời gian nhất định. Vậy KPI là gì? Ý nghĩa và cách phân loại KPI sao cho hiệu quả nhất. Hãy cùng GoSELL tìm hiểu trong bài viết dưới đây nhé!

KPI kinh doanh là gì?

KPI – “Key Performance Indicator” trong kinh doanh được biết đến như là những chỉ số quan trọng để đánh giá hiệu quả có được trong suốt quá trình hoạt động kinh doanh. Đây là những con số vô cùng cần thiết mà doanh nghiệp phải thường xuyên theo dõi để có thể xác định, đánh giá xem liệu doanh nghiệp, cửa hàng của mình có đang kinh doanh hiệu quả, đi đúng hướng và đạt được các mục tiêu mong muốn hay không. 

>>>Xem thêm: 7 Cách quản lý nhân viên mang lại hiệu suất làm việc cao

Quy trình xây dựng chỉ số KPI trong doanh nghiệp

Sau khi tìm hiểu kiến thức tổng quan về KPI là gì, bước tiếp theo là thực hành xác định KPIs và áp dụng vào doanh nghiệp. GoSELL giới thiệu đến bạn một quy trình xây dựng chỉ số KPI đơn giản, hiệu quả và dễ áp dụng như sau: 

Xác định ai là người xây dựng KPIs

Người chịu trách nhiệm xây dựng KPIs phải được xác định đầu tiên và luôn là người hiểu rõ bức tranh toàn cảnh, các công việc cần thực hiện và mục tiêu đã được đề ra. Từ mục tiêu được đề ra dưới dự chỉ đạo của quản lý cấp cao, người xây dựng KPIs cho mỗi phòng ban – thường là trưởng phòng/quản lý sẽ vạch ra KPIs cho phòng ban và các vị trí trong phòng mình. 

Nhân viên không trực tiếp đề ra KPIs nhưng họ cũng có quyền được thảo luận và góp ý với người đề xuất, vì chính họ là người sẽ làm việc theo KPI đó. 

Chính vì vậy, người đặt ra KPI cũng cần tham khảo ý kiến của cấp dưới để xác định KPI phù hợp nhất có thể. Điều này sẽ ảnh hưởng tới tính minh bạch của kết quả và tính khả thi của mục tiêu cuối cùng. 

Xác định các chỉ số KPI bằng công cụ SMART

Để quá trình làm việc được thống nhất, tập trung, và đạt được mục tiêu cuối cùng, các chỉ số KPI cần được xác định một cách đúng đắn nhất để chọn ra những chỉ số quan trọng, liên quan, và có thể thực hiện được. 

Để đạt được điều đó, hãy sử dụng công cụ SMART – một công cụ phổ biến để xác định mục tiêu. SMART là viết tắt của bốn chữ cái tương ứng với 5 đặc điểm mà mục tiêu nên có, hay cụ thể ở đây là KPI: Specific (cụ thể), Measurable (có thể đo lường được), Attainable (có thể đạt được), Relevant (thực tế, có liên quan), Time-bound (thời gian cụ thể). 

Cùng đi sâu vào từng yếu tố một: 

1. Specific: KPI phải cụ thể

Các thông số của chỉ số KPI cần được xác định một cách cụ thể, rõ ràng để dễ dàng cho việc tổng hợp, theo dõi và đánh giá. Ví dụ như thay vì đặt rằng trong một tháng nhân viên phải bán được nhiều đơn hàng nhất có thể hãy đặt ra một con số cụ thể là 500 đơn hàng hay dùng phần trăm như 85% hay 90%. 

2. Measurable: KPI phải đo lường được

KPI phải là các chỉ số có thể được cân đo đong đếm và quy đổi ra các con số cụ thể. Điều này không chỉ giúp cho việc theo dõi và đánh giá hiệu suất công việc dễ dàng hơn và còn giúp cho việc tổng hợp và trình bày trên các công cụ, phần mềm quản lý công việc được thực hiện dễ dàng. 

3. Attainable: KPI phải thực hiện được

Cũng giống như mục tiêu, nếu KPI xa vời thực tế và dù thế nào người thực hiện cũng không thể đạt được thì KPI đó không có giá trị. 

Từ mục tiêu và từ tình hình hiện tại về nhân lực, trang thiết bị, thậm chí các yếu tố bên ngoài, hãy đưa ra KPIs phù hợp với thực tế. 

4. Relevant: KPI phải liên quan đến mục tiêu đề ra

KPI được đặt ra vốn dĩ để giúp hiện thực hoá mục tiêu đã được đặt ra trước đó. Vì thế, hãy chỉ tập chung làm những việc giúp bạn đạt được mục tiêu. Những chỉ số KPI không quan trọng hay không liên quan, hãy loại bỏ chúng. 

5. Time-bound: Cần một thời gian cụ thể để hoàn thành KPI

KPI cần có một mốc thời gian cụ thể, hay deadline. Thời gian đó có thể được tính theo ngày, tháng, quý, thậm chí theo năm. Tuỳ mỗi loại chỉ số KPI, thời gian thực hiện có thể khác nhau. 

Áp dụng KPI và đánh giá mức độ hoàn thành 

Sau khi đã xác định được các chỉ số KPIs cốt yếu, bước tiếp theo là phân chia nhiệm vụ/công việc và triển khai. Trong quá trình này, người xác định KPI cần theo dõi, nắm bắt tình hình thực hiện nhiệm vụ của phòng ban hay người trịu trách nhiệm để đánh giá mức độ hoàn thành công việc của họ. 

Đánh giá KPIs và tính toán với lương thưởng

KPIs thường sẽ liên quan đến lương thưởng và được tính toán theo một công thức nhất định. Người quản lý cần đánh giá mức độ hoàn thành KPI để từ đó xác đinh mức lương thưởng phù hợp cho nhân viên. 

Điều chỉnh KPIs phù hợp với thực tế hoàn thành công việc 

Trong quá trình thực hiện, có thể sẽ có những thay đổi trong KPI cần được điều chỉnh sao cho phù hợp hơn với năng lực làm việc thực tế hay mục tiêu của công ty. Tuy vậy, chỉ nên thay đổi khi đã có sự theo dõi, đánh giá khách quan trong một thời gian nhất định. 

Hy vọng rằng với bài viết này bạn sẽ hiểu rõ hơn về KPI là gì cũng như nắm được các loại chỉ số KPI thường gặp. GoSELL chúc bạn thành công!