Bảo vệ dữ liệu và ô trong Excel

Microsoft Excel là một công cụ mạnh mẽ cho việc tổ chức, phân tích và chia sẻ dữ liệu. Tuy nhiên, khi làm việc với các bảng tính Excel chứa dữ liệu nhạy cảm hoặc quan trọng, việc bảo vệ dữ liệu và các ô trong bảng tính là điều cần thiết để giữ an toàn thông tin và duy trì tính toàn vẹn của dữ liệu.

1. Bảo vệ dữ liệu:

• Thiết lập mật khẩu cho bảng tính: Mở bảng tính Excel, nhấp vào tab "File", chọn "Protect Workbook", sau đó chọn "Encrypt with Password". Nhập mật khẩu bạn muốn sử dụng, sau đó nhấp vào "OK".

• Mã hóa dữ liệu: Mã hóa dữ liệu trong Excel bảo vệ dữ liệu khỏi bị truy cập trái phép. Để mã hóa dữ liệu trong Excel, mở bảng tính Excel, nhấp vào tab "File", chọn "Info", sau đó chọn "Protect Workbook". Trong hộp thoại "Protect Workbook", chọn "Encrypt with Password" và nhập mật khẩu bạn muốn sử dụng. Sau khi nhập mật khẩu, nhấp vào "OK".

2. Bảo vệ ô:

• Khóa ô: Để khóa các ô trong bảng tính Excel, chọn các ô bạn muốn khóa, sau đó nhấp vào tab "Home", chọn "Cells", sau đó chọn "Format Cells". Trong hộp thoại "Format Cells", chọn tab "Protection", sau đó chọn "Locked" và nhấp vào "OK".

• Ẩn ô: Để ẩn các ô trong bảng tính Excel, chọn các ô bạn muốn ẩn, sau đó nhấp vào tab "Home", chọn "Cells", sau đó chọn "Hide & Unhide". Trong hộp thoại "Hide & Unhide", chọn "Hide Rows" hoặc "Hide Columns" tùy theo nhu cầu của bạn.

• Bảo vệ bảng tính: Để bảo vệ toàn bộ bảng tính Excel, nhấp vào tab "Review", chọn "Protect Sheet". Trong hộp thoại "Protect Sheet", chọn các tùy chọn bảo vệ bạn muốn áp dụng, chẳng hạn như "Allow editing ranges", "Allow inserting rows and columns", hoặc "Allow filtering and sorting". Sau khi chọn các tùy chọn bảo vệ, nhấp vào "OK".

3. Sử dụng danh sách thả xuống:

• Tạo danh sách thả xuống: Để tạo danh sách thả xuống trong Excel, chọn các ô bạn muốn tạo danh sách thả xuống, sau đó nhấp vào tab "Data", chọn "Data Validation". Trong hộp thoại "Data Validation", chọn tab "Settings", sau đó chọn "List" trong mục "Allow". Trong hộp "Source", nhập các mục bạn muốn xuất hiện trong danh sách thả xuống, sau đó nhấp vào "OK".

• Sử dụng danh sách thả xuống: Để sử dụng danh sách thả xuống, nhấp vào ô chứa danh sách thả xuống, sau đó nhấp vào mũi tên hướng xuống để chọn một mục trong danh sách.

4. Sử dụng công thức:

• Sử dụng công thức để tính toán: Công thức trong Excel cho phép bạn thực hiện các phép tính toán trên dữ liệu trong bảng tính. Để sử dụng công thức, nhập dấu "=" vào ô bạn muốn tính toán, sau đó nhập công thức mong muốn. Ví dụ, để cộng hai số trong các ô A1 và B1, bạn có thể nhập công thức "=A1+B1" vào ô C1.

• Sử dụng công thức để bảo vệ dữ liệu: Công thức cũng có thể được sử dụng để bảo vệ dữ liệu trong bảng tính Excel. Ví dụ, bạn có thể sử dụng công thức để kiểm tra xem dữ liệu trong một ô có hợp lệ hay không. Nếu dữ liệu không hợp lệ, bạn có thể sử dụng công thức để hiển thị thông báo lỗi hoặc ngăn người dùng nhập dữ liệu không hợp lệ.

5. Lưu bảng tính dưới dạng tệp PDF:

• Lưu bảng tính dưới dạng tệp PDF: Để lưu bảng tính Excel dưới dạng tệp PDF, nhấp vào tab "File", chọn "Save As", sau đó chọn "PDF" trong danh sách các định dạng tệp. Nhập tên tệp mong muốn, sau đó nhấp vào "Save".

6. Sử dụng chế độ xem được bảo vệ:

• Sử dụng chế độ xem được bảo vệ: Chế độ xem được bảo vệ cho phép người dùng xem bảng tính Excel mà không có quyền chỉnh sửa dữ liệu. Để sử dụng chế độ xem được bảo vệ, nhấp vào tab "Review", chọn "Protect Workbook", sau đó chọn "Restrict Access". Trong hộp thoại "Restrict Access", chọn các tùy chọn bảo vệ bạn muốn áp dụng, chẳng hạn như "Allow editing ranges", "Allow inserting rows and columns", hoặc "Allow filtering and sorting". Sau khi chọn các tùy chọn bảo vệ, nhấp vào "OK".

7. Sử dụng tiện ích bảo vệ dữ liệu bên thứ ba:

• Sử dụng tiện ích bảo vệ dữ liệu bên thứ ba: Có nhiều tiện ích bảo vệ dữ liệu bên thứ ba có sẵn để tăng cường an ninh cho bảng tính Excel. Những tiện ích này có thể cung cấp thêm các tính năng bảo vệ dữ liệu, chẳng hạn như mã hóa dữ liệu mạnh mẽ hơn, kiểm soát truy cập tinh vi hơn và khả năng theo dõi và giám sát hoạt động của người dùng.

Việc bảo vệ dữ liệu và ô trong bảng tính Excel giúp đảm bảo tính bảo mật, tính toàn vẹn và tính sẵn có của dữ liệu, ngăn chặn sự truy cập trái phép và giữ an toàn thông tin doanh nghiệp. Ngoài ra, bảo vệ dữ liệu cũng giúp đảm bảo tính chính xác của dữ liệu và ngăn ngừa các lỗi xảy ra trong quá trình thao tác với bảng tính.

Ngoài những thông tin đã nêu, còn một số thông tin liên quan đến bảo vệ dữ liệu và ô trong Excel:

• Sử dụng quyền truy cập có điều kiện: Quyền truy cập có điều kiện cho phép bạn kiểm soát những người có thể xem, chỉnh sửa hoặc ẩn dữ liệu trong bảng tính Excel. Để sử dụng quyền truy cập có điều kiện, nhấp vào tab "Review", chọn "Share Workbook", sau đó chọn "Restrict Access". Trong hộp thoại "Restrict Access", chọn các tùy chọn bảo vệ bạn muốn áp dụng, chẳng hạn như "Allow editing ranges", "Allow inserting rows and columns", hoặc "Allow filtering and sorting". Sau khi chọn các tùy chọn bảo vệ, nhấp vào "OK".

• Sử dụng quản lý quyền thông tin (IRM): IRM là một tính năng bảo vệ dữ liệu cho phép bạn kiểm soát cách người dùng có thể sử dụng dữ liệu trong bảng tính Excel. Ví dụ, bạn có thể sử dụng IRM để ngăn người dùng in, sao chép hoặc chuyển tiếp dữ liệu. Để sử dụng IRM, bạn cần có đăng ký Microsoft 365 hoặc SharePoint Online.

• Sử dụng tính năng theo dõi thay đổi: Tính năng theo dõi thay đổi cho phép bạn theo dõi những thay đổi được thực hiện trong bảng tính Excel. Để sử dụng tính năng theo dõi thay đổi, nhấp vào tab "Review", chọn "Track Changes", sau đó chọn "Highlight Changes". Bảng tính Excel sẽ đánh dấu những thay đổi được thực hiện trong bảng tính.

• Sử dụng tính năng bảo vệ tài liệu: Tính năng bảo vệ tài liệu cho phép bạn bảo vệ bảng tính Excel khỏi bị vô tình chỉnh sửa hoặc xóa. Để sử dụng tính năng bảo vệ tài liệu, nhấp vào tab "File", chọn "Protect Document", sau đó chọn "Protect Current Sheet" hoặc "Protect Entire Workbook".

• Sử dụng mật khẩu để mở bảng tính: Bạn có thể đặt mật khẩu để mở bảng tính Excel. Điều này giúp ngăn chặn những người không có mật khẩu truy cập vào bảng tính. Để đặt mật khẩu để mở bảng tính, nhấp vào tab "File", chọn "Protect Workbook", sau đó chọn "Encrypt with Password". Nhập mật khẩu bạn muốn sử dụng, sau đó nhấp vào "OK".

• Sao lưu bảng tính: Sao lưu bảng tính Excel thường xuyên là một cách tốt để bảo vệ dữ liệu trong trường hợp bảng tính bị hỏng hoặc vô tình xóa. Bạn có thể sao lưu bảng tính Excel bằng cách lưu bảng tính dưới dạng tệp khác, lưu bảng tính trên dịch vụ lưu trữ đám mây hoặc sử dụng tính năng sao lưu tự động của Excel.