Những cách để quản lý kinh doanh quán cà phê hiệu quả

1. Cách quản lý quán cafe hiệu quả tính toán thu-chi chặt chẽ

Một trong những cách quản lý kinh doanhquá cà phê cần thiết, cơ bản nhất mà bạn cần biết làm thế nào để quản lý số tiền doanh thu, nguồn thu - chi công việc kinh doanh hàng ngày một cách chặt chẽ để biết tình hình kinh doanh có phát triển hay không.

1.1 Quản lý khoản thu của quán cà phê

Thứ nhất, đối với quản lí doanh thu của quán cà phê hàng ngày của quán thì thường có nhiều trường hợp, khó khăn xảy ra, ví dụ như nhân viên thu ngân thiếu tính trung thực, gian lận; nhận số tiền của khách hàng và không đưa lại dù khách không có ý định; tình trạng thu nhằm, thu thiếu tiền của khách; quên thu tiền của khách khi quán đông…

Chính vì vậy, để việc quản lí quán cà phê hiệu quả, tránh thất thoát các khoản thu của khách thì bạn cần phải kiểm soát chi tiết,chặt chẽ, thường xuyên mỗi một khoản tiền thu và với mỗi hóa đơn của khách cần phải được ghi lại, đối chiếu hàng ngày.

Việc lắp đặt các thiết bị hỗ trợ kinh doanh tính tiền như: máy tính, máy in hóa đơn,... sẽ giúp cho việc quản lý nguồn thu dễ dàng hơn. Đặc biệt, bạn nên lắp thêm camera giám sát, theo dõi để giúp bạn dễ dàng ghi lại các hoạt động của nhân viên trong một quán.

1.2 Quản lý các khoản chi của các cafe

Thứ hai, đối với các khoản chi phí hàng tháng cũng cần được chúng ta ghi chép lại rõ ràng chi tiết. Là một người quản lí toàn bộ hoạt động công việc kinh doanh quán, bạn cần phải cân nhắc quyết định chi tiêu số tiền hàng ngày sao cho hợp lý, chỉ chi những khoản cần thiết và phù hợp để đảm bảo có lời và giữ cho nguồn vốn luôn ổn định. 

>>> Xem thêm: Điểm danh các nguồn nhập sỉ túi xách kinh doanh uy tín, giá phải chăng

2. Kinh nghiệm quản lý quán cà phê hiệu quả - Kiểm soát khâu nguyên vật liệu

Các khâu nhập - xuất nguyên liệu hàng ngày cũng là việc chúng ta khó kiểm soát và dễ xảy ra thất thoát nhất, đặc biệt là đối với những người mới bắt đầu và chưa có cách quản lí quán cà phê hiệu quả. Có rất nhiều vấn đề trong việc quản lý cafe - quản lý nguyên vật liệu mà bạn cần chú ý như:

• Vấn đề định lượng nguyên vật liệu chi tiết để chế biến đồ uống hàng ngày. Với ngành đồ uống thì những nguyên liệu, hoa quả cần đảm bảo độ tươi mới với định lượng chuẩn xác. Nếu thừa quá nhiều sẽ gây lãng phí, còn thiếu sẽ không thể đảm bảo phục vụ cho khách dẫn đến làm giảm uy tín kinh doanh quán.
• Nhân viên pha chế khi pha chế đồ uống mà không dùng định lượng chuẩn xác sẽ làm ảnh hưởng đến chất lượng đồ uống và khiến khách hàng không hài lòng.
• Ngoài ra, số lượng nhập các nguyên vật liệu hàng ngày cũng phải được ghi chép và kiểm tra sát sao, đầy đủ, tránh trường hợp để quản lý kho và bên cung cấp cấu kết với nhau, khai khống số lượng nguyên liệu nhập hàng ngày để ăn chặn tiền.

3. Quản lý quán cafe - quản lý nhân sự

Quản lý nhân viên quán cafe tốt là một yếu tố quan trọng quyết định đến việc quản lí quán cafe hiệu quả. Những nhân viên là người tiếp xúc trực tiếp, tư vấn và phục vụ khách hàng hằng ngày. Chính vì vậy bạn phải quản lý nhân viên và đào tạo nhân viên một cách kỹ càng, chi tiết thường xuyên bởi vì nhân viên sẽ là những người truyền đạt các thông điệp của thương hiệu.

Trong quán cà phê cần có nhiều vị trí khác nhau, một vị trí sẽ có trách nhiệm đảm nhận các vai trò và công việc khác nhau. Người quản lý nhân viên phải hiểu được tầm quan trọng và vai trò của các vị trí từ đó cần có các điều chỉnh và phân bổ nhân sự cho phù hợp. Việc phân chia nhân viên hợp lý sẽ giúp quán hoạt động hiệu quả và cung cấp dịch vụ tốt nhất cho khách hàng của mình.

>>> Xem thêm: Kinh nghiệm mở tiệm trà chanh vốn ít siêu lợi nhuận

4. Quản lý cơ sở vật chất của quán cafe

Cơ sở vật chất quán cafe có thể chia ra làm hai phần chính đó là các thiết bị phục vụ pha chế, trang thiết bị phục vụ khách hàng và các thiết bị thanh toán

• Thiết bị phục vụ pha chế bao gồm các máy xay cafe, máy pha cà phê, máy pha sinh tố, cùng với các máy móc khác. Người quản lý phải nắm bắt được menu của quán từ đó mua sắm đầu tư các trang thiết bị pha chế cho nhân viên phù hợp. Bên cạnh đó, người quản lý quản cà phê cũng cần nắm thông tin để nâng cấp hoặc thay đổi các thiết bị cho phù hợp với menu và lượng khách hàng của quán.

• Trang thiết bị phục vụ khách hàng bao gồm bàn, ghế, máy lạnh, wifi và các thiết bị khác. Để quán làm việc năng suất, bạn phải đảm bảo được các thiết bị này chắc chắn, hoạt động trơn tru giúp nhân viên để cung cấp các dịch vụ tốt nhất cho khách hàng. Ngoài ra cũng nên chuẩn bị các bàn ghế dự phòng trong trường hợp khách hàng đông vào giờ cao điểm hoặc trường hợp thay thế cho các bàn ghế bị hư hỏng trong quá trình kinh doanh.

• Thiết bị phục vụ giúp nhân viên thanh toán: các thiết bị gồm có, máy in hóa đơn, ứng dụng quản lý tiệm cafe cùng nhiều sản phẩm khác. Những sản phẩm này sẽ cung cấp cho bạn giải pháp quản lý kinh doanh hiệu quả, nhanh chóng và chính xác.

5. Kinh nghiệm quản lý chất lượng dịch vụ quán cafe - Đặt khách hàng làm trọng tâm

Trong bất kỳ một mô hình kinh doanh nào thì khách hàng luôn được đặt lên vị trí ưu tiên hàng đầu. Một tiệm cafe dù có thiết kế đẹp, độc đáo và sang trọng cỡ nào mà không có lượng khách hàng ổn định sẽ rất khó có thể tồn tại lâu dài. Chính vì thế, khôn ngoan trong cách quản lý quán cafe luôn tồn tại tiêu chí đặt khách hàng làm trọng tâm lên hàng đầu.

Xu hướng kinh doanh cafe hiện nay được chia làm 2 loại khá rõ ràng.

• Một là hướng đến những người trẻ tuổi, học sinh, sinh viên.
• Hai là hướng đến những người trung niên, lớn tuổi.

Xuất phát từ xu hướng của hai nhóm đối tượng khách hàng này, các quán được thiết kế dựa trên sở thích chung của họ. Ví dụ, đối với quán cà phê lấy nhóm đối tượng khách là những người trẻ làm trọng tâm thì nên chú ý đến thiết kế quán theo phong cách đơn giản, trẻ trung nhưng không mất đi sự hiện đại. Bên cạnh đó nhiều màu sắc để không gian quán trở nên lung linh, đẹp mắt, thu hút khách hàng. Không gian bắt mắt, thu hút là những tiêu chí hàng đâu quyết định sự thành công của quán cà phê.