Kinh doanh không chỉ là việc bán hàng mà còn là nghệ thuật giao tiếp. Thông điệp truyền thông chính là nền tảng của việc giao tiếp hiệu quả với khách hàng, xây dựng lòng tin và thắp sáng tương lai cho doanh nghiệp. Hãy cùng tìm hiểu về tầm quan trọng của thông điệp truyền thông và cách áp dụng nghệ thuật giao tiếp trong kinh doanh.

Thông điệp truyền thông (Media message)

Thông điệp truyền thông là một vấn đề được rất nhiều nhà kinh tế cũng như nhà quản trị quan tâm. Do nội dung của thông điệp truyền thông rất rộng về phạm vi nghiên cứu và cách tiếp cận nên ở mỗi góc nhìn lại có quan điểm khác nhau về thông điệp truyền thông. Có thể đưa ra một số định nghĩa như sau:

- Thông điệp là những cụm từ, câu hoàn chỉnh, các dấu hiệu, biểu tượng hay phương tiện truyền tải ý nghĩa nội dung cụ thể từ nhóm người, tổ chức, cộng đồng này đến nhóm người, tổ chức, cộng đồng khác.

- Thông điệp là bất kì suy nghĩ, ý tưởng được diễn đạt ngắn gọn rõ ràng hay kín đáo, được thiết kế soạn thảo với hình thức thích hợp để truyền tải đến đối tượng bằng những phương tiện truyền thông khác nhau.

- Thông điệp là sự phối hợp và tổng hợp các yếu tố như ngôn ngữ, hình ảnh, màu sắc, âm thanh nhằm truyền đạt ý đồ của chủ thể đến công chúng nhận tin.

Dưới góc độ truyền thông marketing, thông điệp cần đáp ứng nhiệm vụ nhà quản trị đặt ra, và được định nghĩa như sau:

Thông điệp truyền thông là biểu hiện của những yếu tố mà nhà quản trị truyền thông muốn lưu lại trong tâm trí của đối tượng nhận tin, là những yếu tố cần thiết để ảnh hưởng, duy trì hay làm thay đổi nhận thức, cảm xúc và hành vi của đối tượng nhận tin.

>>>Xem thêm: Truyền thông là gì? Vai trò và sức mạnh của chiến lược truyền thông

Quy trình xây dựng thông điệp truyền thông

Quy trình xây dựng thông điệp truyền thông gồm 5 bước sau:

Xem xét, thu thập thông tin

Để viết một thông điệp truyền thông hiệu quả, việc xem xét và thu thập thông tin là rất quan trọng. Điều này đảm bảo rằng thông điệp của bạn sẽ phù hợp với đối tượng mà bạn muốn hướng đến, đồng thời giúp bạn tránh các sai lầm và hiểu rõ hơn về ngữ cảnh cũng như mục đích của thông điệp.

Khai thác, phân tích dữ liệu

Sau khi đã hoàn thành việc thu thập đầy đủ thông tin liên quan đến đối tượng nhận thông điệp, công việc tiếp theo của bạn là phân tích và tổng hợp thông tin đó để tạo ra một cái nhìn tổng quan về thương hiệu đối với khách hàng. Như vậy, bạn có thể nhìn thấy các khía cạnh mình đã đạt được cũng như những khía cạnh cần được cải thiện để nâng cao giá trị mà thương hiệu.

Kết hợp sử dụng phần mềm quản lý khách hàng CRM của GoSELL:

• CRM của GoSELL sẽ giúp bạn lưu trữ và quản lý thông tin khách hàng từ nhiều kênh khác nhau. Từ website, app bán hàng, bán hàng tại quầy, cho đến trang landing page, sàn thương mại điện tử Shopee, Lazada đầy đủ.
• Đảm bảo không bỏ sót bất cứ thông tin khách hàng nào. Dễ dàng quản lý và phân nhóm khách hàng khác nhau, phục vụ việc chăm sóc khách hàng và thực hiện các chiến dịch marketing hiệu quả. Bạn có thể phân nhóm khách hàng dựa theo các tiêu chí: sở thích, độ tuổi, ngày sinh nhật, lịch sử mua hàng, giá trị đơn hàng,…
• Dựa vào các nhóm khách hàng mà bạn đã phân nhóm, bạn có thể lên kế hoạch chăm sóc họ hoặc áp dụng các chiến dịch marketing đánh trúng tâm lý, nhu cầu của họ. Để thực hiện chiến dịch marketing, tính năng cho phép bạn thiết lập hình thức tích điểm cho khách hàng thành viên, hoặc cài đặt các ưu đãi, chiết khấu, giảm giá tương ứng với mỗi cấp bậc thành viên.
• Song để đảm bảo tất cả khách hàng của bạn nhận được sự hỗ trợ nhanh nhất, tốt nhất từ đội ngũ nhân viên của doanh nghiệp. Tính năng cho phép bạn phân bổ nhân viên chịu trách nhiệm quản lý mỗi khách hàng đề cung cấp dịch vụ tốt nhất đến từng khách hàng. Toàn bộ lịch sử chăm sóc khách hàng sẽ được lưu lại để bạn theo dõi, kiểm soát tiến độ làm việc của nhân viên.

Đưa ra các ý tưởng

Phân tích và xử lý thông tin sẽ cung cấp cho bạn những cơ hội để đưa ra các ý tưởng sáng tạo. Qua đó, bạn có thể có nhiều lựa chọn khác nhau để thảo luận và đưa ra quyết định cuối cùng về ý tưởng có tiềm năng và thuyết phục nhất.

Thống nhất ý tưởng

Để đảm bảo tính chính xác, hiệu quả, bạn cần thống nhất ý tưởng sau khi đã thảo luận và bàn bạc kỹ lưỡng. Bạn có thể dựa trên quy tắc SMILE để đánh giá ý tưởng và đưa ra sự lựa chọn tốt nhất.

Trong đó, quy tắc SMILE gồm 5 yếu tố chính là:

• S: Simple (Đơn giản): Ý tưởng nên đơn giản và dễ hiểu.
• M: Meaningful (Có ý nghĩa): Ý tưởng nên mang lại giá trị, có ý nghĩa cho doanh nghiệp và khách hàng.
• I: Impactful (Có tác động): Ý tưởng nên có tác động tích cực đến doanh nghiệp và thị trường.
• L: Legal (Pháp lý): Ý tưởng nên tuân thủ các quy định pháp lý và luật pháp hiện hành.
• E: Easy (Dễ thực hiện): Ý tưởng nên dễ dàng thực hiện và triển khai trong thực tế.

Viết thông điệp truyền thông

Sau khi đã thống nhất ý tưởng, bạn sẽ bắt tay vào viết thông điệp truyền thông. Trong đó, bạn sẽ cần đảm bảo những vấn đề sau:

• Xác định mục đích và khán giả đối tượng.
• Sử dụng ngôn từ đơn giản và dễ hiểu.
• Tạo sự thu hút bằng ảnh, video, âm thanh hoặc phong cách viết.
• Đưa ra lợi ích và giá trị của sản phẩm hoặc dịch vụ.
• Kết thúc với một lời kêu gọi hành động rõ ràng.
• Đánh giá và điều chỉnh nếu cần thiết để đảm bảo tính hiệu quả và khả thi

Những khoảnh khắc giao tiếp và thông điệp truyền tải chính là điểm mấu chốt tạo nên sự khác biệt và thành công trong kinh doanh. Thông điệp truyền thông không chỉ là một dòng chữ đơn thuần, mà là một tâm hồn, một câu chuyện và một tầm nhìn. Hãy để những khoảnh khắc đó ghi dấu trong tâm hồn khách hàng và tạo nên sự khác biệt đáng giá cho doanh nghiệp.