Vận hành là gì? Các bước xây dựng quy trình vận hành cho doanh nghiệp

Quản lý vận hành là gì?

Quản lý vận hành là gì? Quản lý vận hành doanh nghiệp tạm hiểu là các tác vụ liên quan đến thiết kế, thực thi và kiểm soát quá trình hoạt động của tổ chức. Các công việc liên quan bao gồm lập kế hoạch, tổ chức, quy trình hóa, triển khai, giám sát với mục tiêu:

• Đảm bảo sử dụng nguồn lực đúng cách và hiệu quả.
• Tối ưu tài nguyên, tối đa hiệu suất.
• Có cơ sở dự đoán tương lai, xây dựng kế hoạch chính xác.
• Dễ dàng kiểm soát rủi ro, điều chỉnh kịp thời.

Trong đó, quy trình vận hành doanh nghiệp là hệ thống các bước, quy tắc, tiêu chuẩn mà nhân sự phòng ban, hoặc toàn tổ chức cần tuân thủ theo. Tùy theo quy mô, lĩnh vực công ty và tính chất dự án mà cách để vận hành doanh nghiệp sẽ khác nhau nhưng tất cả đều hướng tới những lợi ích cho tổ chức như:

• Xác định nội dung, khối lượng, thứ tự công việc được xác định rõ ràng.
• Rút ngắn thời gian hoạt động, tăng năng suất.
• Giảm thiểu rủi ro, cải tiến quá trình vận hành.
• Tiết kiệm chi phí và thời gian xử lý vấn đề.
• Tạo ra môi trường làm việc chuyên nghiệp.
• Tăng tốc phát triển và có những bước đột phá hiệu quả.

5 bước xây dựng quy trình vận hành doanh nghiệp vừa và nhỏ

Cách để xây dựng quy trình vận hành doanh nghiệp sẽ trở nên dễ thở hơn khi các lãnh đạo, quản lý doanh nghiệp tuân thủ 5 bước sau đây:

Bước 1: DESIGN (Xây dựng quy trình vận hành doanh nghiệp)

Xác định nhu cầu, phạm vi và mục đích của công việc

Để đảm bảo đi đúng hướng và hiệu quả, lãnh đạo trước hết cần xác định quy trình vận hành doanh nghiệp này:

• Để làm gì?
• Áp dụng lên những ai, phòng ban nào?
• Sử dụng trong các công việc, dự án nào?
• Mục tiêu, kết quả? 

Chuẩn hóa quy trình dưới dạng văn bản mô tả

Để thuận lợi đào tạo nhân viên triển khai, quy trình cần được trình bày rõ ràng, chi tiết thành các bản mô tả. Chúng sẽ được chia sẻ đến các nhân sự liên quan, tiết kiệm thời gian hướng dẫn, đồng thời làm mẫu để họ ứng dụng theo dễ dàng.

Đa phần các bản mô tả quy trình hiện nay đều được áp dụng theo công thức 5W-1H-5M.

Mô hình 5W-1H để xác định các đầu việc

• Why: lý do xây dựng quy trình vận hành doanh nghiệp.
• What: nội dung công việc, các bước thực hiện.
• Where: được triển khai ở đâu.
• When: khi nào triển khai, các mốc quan trọng, khi nào kết thúc…
• Who: ai phụ trách chính, ai hỗ trợ, ai kiểm duyệt cuối cùng…
• How: cách thức làm việc, hướng dẫn vận hành máy móc, tài liệu…

Mô hình 5M để xác định nguồn lực

• Man: nhân sự cần trình độ, kinh nghiệm, kỹ năng thế nào.
• Money: chi phí thực hiện.
• Material: nguyên vật liệu ra sao hoặc các nhà cung ứng là ai.
• Machine: máy móc, công nghệ hỗ trợ.
• Method: phương pháp thực hiện.

Kiểm soát quy trình

Trong quá trình triển khai, lãnh đạo cần theo sát và kiểm tra liên tục, đánh giá hiệu quả để kịp thời giải quyết nếu có vấn đề, nhanh chóng điều chỉnh quy trình vận hành doanh nghiệp sao cho phù hợp tổ chức nhất. Trong đó, nhà quản lý cần xác định:

• Người phụ trách kiểm tra là ai?
• Kiểm soát những đầu việc gì, tiêu chuẩn đánh giá, vấn đề trọng yếu…
• Tần suất kiểm tra.
• Phương pháp kiểm tra (công cụ, đơn vị đo lường…)

Hoàn thiện thành văn bản 

Sau khi đã có đầy đủ danh sách công việc, cách thức triển khai, phương pháp kiểm soát và nguồn lực, người phụ trách cần tổng hợp tất cả và trình bày lên văn bản hoàn thiện. Những bản mô tả này sẽ trở thành tài liệu hướng dẫn cho các nhân sự, đảm bảo tất cả tuân thủ dễ dàng và hiệu quả.

>>> Xem thêm: Tỷ lệ chuyển đổi là gì? Top 8 phương pháp tối ưu hóa tỷ lệ chuyển đổi khách hàng

Bước 2: MODELLING (Mô hình hóa quy trình)

Để mọi người thuận lợi theo dõi và nắm rõ quy trình, bước mô hình hóa là tất yếu, biến mọi lý thuyết trở nên dễ nhìn, dễ thuộc hơn. Trong đó, một mô hình quy trình vận hành doanh nghiệp phổ biến lãnh đạo có thể tham khảo là Flowchart.

Flowchart tạm dịch là sơ đồ/lưu đồ, giúp doanh nghiệp thể hiện trực quan các bước, làm rõ các giai đoạn trọng yếu, nhấn mạnh điều kiện thay đổi rõ ràng.

Bước 3: EXECUTION (Thực thi quy trình vận hành doanh nghiệp)

Sau khi hoàn thành bước xây dựng, tổ chức bắt đầu ứng dụng quy trình vào công việc như đã đề ra. Các nhân sự có thể lưu trữ tất cả tài liệu, hoạt động triển khai theo thời gian, đầu mục để lãnh đạo theo dõi tiến độ, đánh giá song song để kịp thời tối ưu vận hành. 

Trong thời đại chuyển đổi số, nhiều công ty cũng đã tìm đến các nền tảng quản trị để quản lý vận hành hiệu quả: Base, Trello, Chatwork, Airtable… Các hệ thống này sẽ giúp nhà lãnh đạo theo dõi công việc một cách trực quan với số liệu thống kê rõ ràng cho từng mắt xích quy trình. Trên cơ sở đó, các nhà quản lý có thể từng bước theo dõi, đánh giá và cải thiện ở bược tiếp theo.

Bước: MONITORING (Theo dõi quy trình và đánh giá hiệu quả)

Đây là bước quan trọng giúp tổ chức đánh giá từng bước và toàn bộ hệ thống quy trình vận hành doanh nghiệp, bao gồm:

• Thời gian xử lý
• Chi phí sử dụng (so sánh chi – thu, lợi nhuận, ngân sách làm lại do sai sót…)
• Chất lượng đầu ra của sản phẩm/dịch vụ

Từ đó, lãnh đạo sẽ biết quy trình hiện tại đã tốt chưa, đang có những điểm tấc nghẽn nào, giữa mô hình và thực tế có đồng nhất không… làm cơ sở chính xác để tối ưu vận hành.

>>> Xem thêm: GoSELL - Phần mềm quản lý bán hàng toàn diện dành cho doanh nghiệp

Bước 5: OPTIMIZATION (Điều chỉnh và tối ưu hóa quy trình)

Dựa vào kết quả đánh giá ở bước 4, nhà quản lý sẽ điều chỉnh hoặc loại bỏ các bước, các yếu tố ở bước 1 để hoàn thiện quy trình. Lãnh đạo cần phân tích đa chiều và cẩn thận để xác định chính xác điểm bất hợp lý, dự đoán thuận lợi các nguy cơ, tìm được cơ hội cải thiện quy trình tốt hơn.

Lưu ý, 5 bước trên đây không phải cố định, tổ chức có thể linh hoạt điều chỉnh để phù hợp với dự án, nguồn lực, công ty của mình.